Întâi oprești procesarea, apoi corectezi traseul
Ai primit în SPV o factură cu suma greșită, emisă pe altă firmă sau pentru o tranzacție pe care nu o recunoști. În limbaj curent vrei să o „refuzi”. În RO e-Factura, însă, documentul deja comunicat nu poate fi returnat: trimiți obiecția emitentului, blochezi plata și ceri documentul de corecție potrivit.
Nu o șterge și nu o înregistra automat. Marcheaz-o ca disputată, notează motivul, contactează emitentul în scris și păstrează factura inițială împreună cu mesajele și documentul corectiv care va urma.
Termen uzual, mecanism diferit
„Refuz factură în SPV” înseamnă obiecție, nu returul fișierului
OUG 120/2021 precizează că factura electronică deja comunicată destinatarului nu poate fi returnată în sistemul RO e-Factura. Dacă ai obiecții, îl înștiințezi pe emitent, inclusiv prin mesajul disponibil în sistem. Emitentul corectează factura conform Codului fiscal și transmite documentul corectat tot prin RO e-Factura.
Să ignori sau să ștergi factura din fluxul intern
Documentul rămâne comunicat prin sistem. Fără o urmă a obiecției și fără o corecție, echipa poate ajunge să îl proceseze mai târziu sau să nu poată explica diferența.
Blocare, mesaj, document corectiv
Separi factura de cele aprobate, îi comunici emitentului motivul și legi factura inițială de storno, nota de credit sau factura corectată.
Motivul schimbă următorul pas
Ce ceri emitentului, în funcție de problemă
| Situație | Ce verifici înainte | Ce comunici | Ce urmărești |
|---|---|---|---|
| Suma, cantitatea sau TVA-ul sunt greșite | Contractul, comanda, recepția și calculul facturii | Câmpul greșit și valoarea convenită | Factura de corecție transmisă prin sistem și legătura cu originalul |
| Factura este emisă pe alt CUI | Cine este partea din contract și cine a primit bunul sau serviciul | Datele corecte ale beneficiarului | Anularea efectului documentului greșit și emiterea pe destinatarul corect |
| Nu recunoști tranzacția | Furnizorul, comanda, persoana care ar fi putut aproba și datele bancare | Că nu există o bază comercială identificată și că plata este blocată | Confirmarea emitentului, corecția și, dacă există suspiciuni, escaladarea internă |
| Factura pare duplicată | Număr, dată, valoare, monedă, referințe și istoricul documentelor | Factura cu care se suprapune și de ce pare aceeași obligație | Clarificarea dacă este retransmitere, corecție sau duplicat real |
| Serviciul sau marfa sunt contestate | Clauzele, livrarea, recepția și procesul de reclamație | Obiecția comercială, distinct de simpla existență a facturii | Documentele agreate de părți și tratamentul contabil decis cu specialistul |
Nu toate disputele duc la același tip de document corectiv. Storno, nota de credit și factura corectată trebuie să reflecte realitatea comercială și tratamentul fiscal; contabilul trebuie implicat când efectul nu este evident.
Un proces care nu lasă factura să alunece spre plată
Șase pași de la semnal la închidere
Marchează documentul ca disputat înainte să intre în plata automată sau în lotul contabil.
Scrie concret ce câmp, sumă, livrare sau relație comercială este contestată.
Folosește contractul, comanda, recepția sau documentul cu care factura se suprapune.
Trimite mesajul prin canalul convenit și, când ajută, prin funcția de mesaj a sistemului.
Nu considera cazul închis doar pentru că furnizorul a răspuns că „se rezolvă”.
Păstrează împreună factura inițială, obiecția, răspunsul și documentul corectiv.
Nu înlocui istoricul cu ultima versiune
Factura greșită și corecția trebuie păstrate împreună
Când primești documentul corectiv, tentația este să rămâi doar cu versiunea „bună”. Tocmai legătura dintre documente explică de ce s-a schimbat suma, TVA-ul sau obligația și permite refacerea traseului la o verificare ulterioară.
Ce a fost comunicat
Păstrează XML-ul și identificatorul din sistem, chiar dacă factura nu va fi plătită în forma inițială.
De ce a fost blocată
Motivul, data, persoana care a decis și dovada transmisă emitentului.
Cum s-a închis cazul
Documentul corectiv, referința la original și decizia contabilă finală.
O promisiune la telefon nu protejează procesul de plată. Păstrează o confirmare scrisă și nu ridica blocajul până când documentul necesar apare în fluxul oficial.
Semnalul trebuie să ajungă la omul care decide
În Balanță te ajută să separi factura problematică de cele gata de procesat
Verificările automate pot scoate în față date neobișnuite, duplicate posibile, schimbări de IBAN sau neconcordanțe. Echipa vede semnalul lângă document, păstrează contextul și poate reveni la original și la corecție fără să caute în conversații separate.
- aceleași repere pe două documente;
- date sau totaluri care nu se leagă;
- un partener ori un cont bancar schimbat;
- un document ajuns într-o perioadă neobișnuită.
- dacă tranzacția este reală;
- ce document justificativ lipsește;
- dacă plata trebuie blocată;
- ce corecție trebuie cerută emitentului.
Vezi și ghidul complet despre verificarea unei e-Facturi înainte de înregistrare sau plată.
Întrebări despre facturile contestate
Pot refuza o factură direct în SPV?
Factura electronică deja comunicată nu poate fi returnată prin sistem. Poți transmite emitentului obiecțiile, inclusiv prin mesajul disponibil în RO e-Factura, și poți cere corectarea conform regulilor fiscale.
Trebuie să înregistrez o factură pe care o contest?
Tratamentul contabil depinde de situația concretă. Blochează procesarea automată și discută rapid cu profesionistul contabil; simpla ștergere din lista internă nu rezolvă existența documentului comunicat.
Ce fac dacă factura nu este a firmei mele?
Verifică mai întâi CUI-ul destinatarului și baza comercială, anunță emitentul în scris și cere documentele de corecție necesare. Dacă nu recunoști deloc partenerul sau tranzacția, tratează situația și ca posibil incident.
O factură corectată o înlocuiește pe cea inițială?
Operațional, lucrezi cu efectul documentelor corective, dar păstrezi întregul traseu. Factura inițială, obiecția și corecția explică împreună ce s-a întâmplat.
Regula de lucru
Nu „refuzi un fișier”; oprești o decizie greșită și documentezi corecția
Un proces bun împiedică plata sau înregistrarea automată, îl ajută pe emitent să înțeleagă problema și păstrează dovada felului în care a fost închis cazul.
- OUG 120/2021: comunicarea, obiecțiile și corectarea e-Facturii
- Procedura de utilizare și funcționare a sistemului RO e-Factura
- Cum gestionezi o factură dublată în SPV
Centralizează documentul, semnalele și corecția în același flux.
Creează contul
