A găsi o factură nu este același lucru cu a controla perioada
Facturile primite sunt disponibile în fluxul RO e-Factura aferent companiei, separat de documentele emise. Poți căuta și descărca manual fișierele din SPV, dar ca să știi că nu lipsește nimic trebuie să urmărești intervalul verificat, erorile de preluare și ultima sincronizare reușită.
Nu te opri la „văd factura pe care o căutam”. Confirmă că ai parcurs toată perioada, în ambele sensuri relevante, și că fiecare document este păstrat cu identificatorul, data comunicării și pachetul electronic original.
Reperele care rezistă chiar dacă interfața se schimbă
Unde vezi facturile primite în SPV
În contul SPV al companiei, intri în zona RO e-Factura și alegi fluxul documentelor primite. Denumirea exactă a unui buton se poate schimba, dar selecția corectă se bazează mereu pe trei lucruri: CUI-ul firmei, sensul „primite” și intervalul de timp.
Într-un cont cu mai multe entități, verifică CUI-ul înainte să interpretezi lista.
Nu amesteca achizițiile cu documentele emise de propria companie.
Lucrează pe perioade consecutive și notează capetele intervalului verificat.
Păstrează XML-ul și sigiliul, nu doar o vizualizare PDF sau un tabel exportat.
Data importantă pentru comunicarea facturii este data la care documentul devine disponibil pentru descărcare în sistem. Aceasta poate conta în procesele fiscale și nu trebuie dedusă doar din data tipărită pe factură.
O listă devine arhivă când poate fi verificată
Cele cinci repere pe care nu vrei să le pierzi
Identificatorul din sistem
Te ajută să deosebești documentele și să urmărești comunicarea lor.
Data comunicării
Arată momentul în care factura a devenit disponibilă destinatarului.
Furnizorul și CUI-ul
Numele comercial singur nu este suficient când există entități similare.
Numărul și data facturii
Sunt reperele folosite de echipă în discuții, verificări și reconciliere.
XML-ul și sigiliul
Reprezintă pachetul electronic original, separat de forma de vizualizare.
Starea internă
De verificat, aprobată, disputată sau plătită sunt decizii ale companiei, nu simple câmpuri din SPV.
Completitudinea este o proprietate a procesului
Cum verifici că nu lipsește nicio factură primită
Nu există o singură cifră magică pe care să o compari cu contabilitatea. O verificare bună combină acoperirea tehnică a intervalului cu semnalele comerciale pe care doar echipa le cunoaște.
- ultima sincronizare a reușit;
- intervalele sunt consecutive, fără zile omise;
- nu există erori rămase nereprocesate;
- ai verificat firma și sensul corect;
- fiecare intrare are pachetul original.
- furnizorii recurenți apar în perioada așteptată;
- comenzile și recepțiile importante au o factură asociată;
- nu există facturi anunțate doar prin e-mail care lipsesc din flux;
- diferențele sunt clarificate înainte de închiderea lunii.
Notificarea pe e-mail nu este registrul complet. Ea te poate anunța că există activitate în SPV, dar nu demonstrează singură că ai descărcat toate documentele și nici că arhiva locală acoperă întreaga perioadă.
Fereastra de acces direct
Facturile primite trebuie arhivate înainte să devină greu de recuperat
Fișierele sunt disponibile pentru descărcare directă timp de 60 de zile. După aceea nu vorbim despre ștergerea documentului din evidența sistemului, ci despre o procedură de solicitare și republicare. Pentru a recupera factura trebuie s-o identifici individual; în practică, indexul de încărcare sau descărcare este reperul sigur. Dacă nu l-ai păstrat cât documentul era vizibil, recuperarea devine incertă și nepotrivită pentru munca de zi cu zi.
Descarci direct
Poți prelua pachetul electronic din fluxul normal.
Ceri republicarea
Nu este suficient să indici perioada. Trebuie să identifici fiecare factură; în practică, ai nevoie de indexul ei de încărcare sau descărcare și de datele documentului.
Sincronizezi continuu
Arhiva companiei se completează înainte ca accesul direct să expire.
O factură veche devine adesea urgentă în timpul unui control, al unei reconcilieri sau al unui litigiu. Exact atunci nu vrei să depinzi de o recuperare excepțională.
Mai puține descărcări, mai mult control
În Balanță aduce facturile primite într-o arhivă pe care o poți verifica
Sincronizarea automată urmărește documentele disponibile, păstrează originalele și le face căutabile. În loc să repeți exportul pentru fiecare firmă, vezi într-un singur flux ce a intrat și până când este acoperită arhiva.
După informația pe care o ai
Furnizor, CUI, număr, perioadă, sumă sau stare internă.
Documentul înainte de plată
Semnalele tehnice și comerciale apar lângă factura relevantă.
Pachetul potrivit
Contabilul sau colegul primește documentul și contextul de care are nevoie.
Vezi în detaliu cum funcționează descărcarea automată a facturilor din SPV.
15 minute pe săptămână
O rutină simplă pentru facturile primite
- Confirmă ultima sincronizare și rezolvă orice eroare înainte să analizezi documentele.
- Privește facturile noi și separă documentele care cer verificare, aprobare sau obiecție.
- Compară furnizorii așteptați cu livrările, comenzile și contractele recurente.
- Urmărește scadențele apropiate ca să nu descoperi factura în ziua plății.
- Închide diferențele și notează până la ce dată este verificată perioada.
Întrebări despre facturile primite în SPV
Cât timp pot descărca direct o factură primită din SPV?
Ghidul ANAF indică o perioadă de 60 de zile pentru descărcarea fișierelor. După aceea, documentele mai vechi pot fi solicitate pentru republicare numai după identificarea fiecărei facturi; indexul de încărcare sau descărcare este reperul sigur, iar accesul nu mai este cel direct din fluxul curent.
Cum aflu data la care am primit e-Factura?
Data comunicării este data la care factura electronică devine disponibilă pentru descărcare în sistem. Nu o confunda automat cu data emiterii înscrisă în document.
Dacă am primit PDF-ul pe e-mail, mai trebuie să verific SPV?
Da. PDF-ul trimis pe e-mail nu înlocuiește pachetul electronic comunicat prin RO e-Factura și nici nu dovedește că lista ta din SPV este completă.
Pot recupera facturile mai vechi de 60 de zile?
Există o procedură de solicitare și republicare, dar nu poți cere pur și simplu toate facturile dintr-o perioadă. Trebuie să identifici fiecare document, iar în practică ai nevoie de indexul lui de încărcare sau descărcare și de datele facturii. Dacă nu ai păstrat identificatorii, recuperarea poate fi dificilă sau impracticabilă.
De reținut
Lista este utilă când poți spune ce perioadă acoperă
Controlul facturilor primite nu înseamnă doar să găsești documentul de azi. Înseamnă să poți demonstra că fluxul a fost preluat complet, că originalele sunt păstrate și că excepțiile au un proprietar.
- ANAF: Ghid privind utilizarea sistemului RO e-Factura
- OUG 120/2021, forma consolidată
- Cum găsești rapid o factură veche
Lasă sincronizarea să acopere perioada, iar echipa să se ocupe de excepții.
Creează contul
