Nu ai un singur termen. Ai trei cronometre diferite.
Fereastra de descărcare din SPV, termenul de păstrare al documentelor justificative și termenul unor registre PFA măsoară lucruri diferite. Dacă le amesteci, riști fie să ștergi prea devreme, fie să păstrezi ani întregi doar un PDF care nu este originalul.
XML-ul și mesajele de eroare rămân disponibile direct timp de 60 de zile de la publicarea în sistem.
Este regula actuală pentru arhiva contabilă a unui SRL și pentru documentele justificative ale unui PFA în partidă simplă.
Registrul-jurnal de încasări și plăți și Registrul-inventar se păstrează 10 ani. Nu toate facturile.
Regulile prezentate mai jos sunt cele în vigoare la revizuirea materialului, 15 iulie 2026.
Arhiva începe cu originalul, nu cu imaginea facturii
În RO e-Factura, exemplarul original este fișierul XML însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor. Semnătura atestă că factura a fost primită în sistem. De aceea, un dosar cu PDF-uri arată bine pentru oameni, dar nu păstrează singur documentul electronic original.
XML + semnătura Ministerului Finanțelor
Păstrează arhiva originală descărcată din SPV. Ea conservă documentul structurat și contextul în care a fost comunicat, fără să depinzi de o conversie ulterioară.
PDF generat din XML
Este util pentru aprobare, discuții și tipărire. Îl poți păstra alături de original, dar nu îl folosi ca unic fișier din arhivă.
Atât rămân fișierele direct disponibile la descărcare în RO e-Factura. Ulterior, sistemul le arhivează electronic și le eliberează numai în urma unei cereri care identifică fiecare factură; indexul de încărcare sau descărcare este reperul sigur, iar fără el recuperarea poate deveni foarte dificilă. Această plasă de siguranță este utilă pentru recuperare, dar nu înlocuiește arhiva de lucru a contribuabilului.
- Arhiva originală din SPV
XML-ul validat și fișierele care dovedesc comunicarea. - Identificatorii și datele SPV
Index de încărcare sau descărcare, data publicării și data sincronizării. - Reprezentarea lizibilă
PDF-ul este opțional, dar scurtează verificarea umană și răspunsul la solicitări. - Contextul comercial relevant
Contract, comandă, recepție, plată ori atașamente, atunci când justifică operațiunea.
Un SRL micro și un PFA nu își construiesc arhiva identic
Ambele trebuie să poată prezenta documentele care susțin operațiunile înregistrate. Diferența apare în regimul contabil și în tipul registrelor pe care îl țin, nu în numărul de angajați sau în volumul de facturi.
„Micro” este o categorie fiscală
Societatea conduce contabilitate financiară în partidă dublă. Registrele obligatorii și documentele justificative se păstrează, potrivit regulii generale actuale, 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.
- 5 ani: registre contabile și documente justificative, inclusiv e-Facturile.
- Format electronic: permis dacă documentele pot fi listate și prezentate oricând.
- Responsabilitate: rămâne la administrator chiar când arhivarea este externalizată.
Facturile și registrele au termene diferite
Reglementările pentru contabilitatea în partidă simplă separă documentele justificative de cele două registre obligatorii. De aici vine cifra de 10 ani, deseori extinsă greșit asupra fiecărei facturi.
- 5 ani: documentele justificative folosite în evidență.
- 10 ani: Registrul-jurnal de încasări și plăți și Registrul-inventar.
- Mai mult de 5 ani: documentele care dovedesc proveniența unui bun utilizat mai mult timp se păstrează pe durata utilizării lui.
O factură întocmită în 2026 nu se șterge în 2031
Cei 5 ani se calculează de la 1 iulie 2027, nu de la data facturii. Ca regulă practică, documentul nu trebuie eliminat înainte de împlinirea termenului la 1 iulie 2032.
Nu aplica exemplul mecanic oricărui PFA. Un PFA poate ține evidența în partidă simplă sau poate opta pentru partidă dublă, iar activitatea poate avea reguli speciale. Confirmă regimul concret și politica de păstrare cu persoana care îți conduce evidența.
O arhivă bună răspunde în minute, nu doar păstrează fișiere
Normele permit păstrarea documentelor financiar-contabile pe suport electronic, cu condiția ca ele să poată fi listate în orice moment și prezentate la cererea organelor de control. În practică, asta cere mai mult decât un director numit „Facturi”.
Original intact
Fișierul primit din SPV rămâne neschimbat, separat de PDF-uri, redenumiri și documente generate ulterior.
Căutare după date reale
Poți găsi factura după CUI, partener, număr, dată, sens, sumă sau perioada cerută, fără să cunoști numele fișierului.
Traseu SPV verificabil
Indexurile, datele de sincronizare și observațiile mesajului rămân lângă document, nu într-un tabel separat care se pierde.
Export coerent
Poți livra o perioadă completă, cu originale și opis, fără să aduni manual sute de descărcări individuale.
Te ajută să găsești și să dovedești
Organizează originalele, metadatele, termenele și accesul. Răspunde la întrebarea „pot produce documentul corect pentru această operațiune?”.
Te ajută să refaci după un incident
Păstrează copii pentru recuperare după ștergere, defect sau atac. Răspunde la întrebarea „pot restaura arhiva dacă sistemul principal dispare?”. Ai nevoie de ambele.
Verifică arhiva înainte să ai nevoie de ea la control
Alege o factură primită de peste 60 de zile. Este testul potrivit fiindcă nu te mai poți baza pe fereastra obișnuită de descărcare din SPV.
- Găsește factura după furnizor și număr, fără să cauți prin foldere după numele fișierului.
- Descarcă arhiva originală sau XML-ul cu semnătura Ministerului Finanțelor, nu doar PDF-ul.
- Identifică data publicării, sensul facturii și indexul mesajului SPV asociat.
- Deschide reprezentarea lizibilă și compară furnizorul, numărul, data și totalul cu originalul.
- Exportă toate facturile unei luni într-un pachet cu structură și opis ușor de urmărit.
- Cere unei alte persoane autorizate să repete căutarea și verifică dacă arhiva poate fi recuperată din backup.
Dacă un pas depinde de o singură persoană, de un singur laptop sau de accesul încă activ în SPV, ai identificat o vulnerabilitate operațională. Nu înseamnă automat că arhiva este nelegală, dar înseamnă că răspunsul la un control sau incident poate deveni lent și nesigur.
Mută factura din fereastra SPV într-un dosar pe care îl poți folosi
Platforma sincronizează mesajele, păstrează arhiva originală și pune traseul SPV lângă factură. Când ai nevoie de un set mai mare, îl poți exporta după filtrele deja folosite în lucru.
Vezi și cum protejezi arhiva e-Factura în cloud și ce verifici înainte să înregistrezi sau să plătești o factură.
Arhiva SPV poate fi descărcată direct din detaliul documentului.
Indexuri de încărcare și descărcare, data sincronizării și observațiile mesajului.
Pachete ZIP cu arhivele originale pentru perioada și selecția de care ai nevoie.
Opțional, exportul include PDF ANAF, atașamente și un opis HTML pentru facturile primite și trimise.
Platforma nu decide în locul tău regimul contabil, termenul special aplicabil unei activități sau cine are drept de acces. Acestea rămân decizii de organizare stabilite împreună cu contabilul.
Unde verifici regulile folosite în articol
- OUG 120/2021, art. 4: originalul XML și semnătura electronică a Ministerului Finanțelor
- Procedura RO e-Factura, art. 8: disponibilitatea la descărcare timp de 60 de zile
- Legea contabilității nr. 82/1991, art. 23 și 25: termenul general de 5 ani
- OMF 170/2015: contabilitatea în partidă simplă și termenele aplicabile PFA
- OMF 2634/2015: păstrarea documentelor financiar-contabile pe suport electronic
Material informativ, revizuit la 15 iulie 2026. Nu înlocuiește consultanța contabilă, fiscală sau juridică pentru situația concretă a contribuabilului.
Nu aștepta să expire fereastra SPV ca să afli ce lipsește
Sincronizează originalele, păstrează traseul fiecărei facturi și exportă un dosar complet atunci când ai nevoie de el.
