O arhivă sigură de e-Facturi nu este un folder cu PDF-uri. Este un sistem care păstrează originalul XML, dovada din RO e-Factura și istoricul necesar pentru a găsi, verifica și restaura documentele atunci când chiar ai nevoie de ele.
Problema reală: 60 de zile versus 5 ani
ANAF precizează că fișierele XML și mesajele aferente sunt disponibile în sistem pentru descărcare timp de 60 de zile de la publicare. După această fereastră, documentele nu dispar: sunt arhivate de sistem și pot fi repostate numai în urma unei solicitări care identifică fiecare factură. În practică, indexul de încărcare sau descărcare este reperul sigur; dacă nu l-ai păstrat, recuperarea poate deveni aproape imposibilă. O solicitare ulterioară nu este același lucru cu o arhivă operațională pe care o poți căuta și exporta imediat.
Perioada în care documentele sunt disponibile direct în fluxul obișnuit de descărcare RO e-Factura.
Termenul general pornește la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar.
Ce arhivezi, de fapt?
OUG nr. 120/2021 spune explicit că exemplarul original al facturii electronice este fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. PDF-ul este util pentru citire, dar nu înlocuiește originalul electronic.
XML-ul sigilat de Ministerul Finanțelor
Este documentul care trebuie păstrat fără alterare și legat de identificatorii săi.
Index, stare și mesaje de răspuns
Ajută la demonstrarea traseului documentului și la diagnosticarea erorilor de transmitere.
PDF-ul de vizualizare
Este bun pentru oameni, aprobări și discuții, dar trebuie să rămână legat de XML-ul original.
Metadate și relații
Furnizor, client, dată, sumă, TVA, status și documente conexe: informația care face arhiva căutabilă.
O copie izolată a PDF-ului poate arăta corect și totuși să nu fie suficientă la verificare. O arhivă bună păstrează pachetul complet și poate exporta documentele într-un format utilizabil, fără dependență de interfața furnizorului.
Cloud nu înseamnă automat sigur
Cloud-ul elimină dependența de un singur laptop sau server din birou, dar nu elimină riscul. Configurarea, controlul accesului, separarea copiilor și procedura de recuperare fac diferența dintre „este online” și „poate fi restaurat”.
Diferența nu arată că un hard disk local este mai sigur. Arată că multe firme românești sunt încă în tranziție și trebuie să poată evalua furnizorii după criterii tehnice, nu după simpla etichetă „cloud”.
Backup, sincronizare și arhivă sunt trei lucruri diferite
Sincronizare
Ține aceleași fișiere la zi în mai multe locuri. O ștergere sau criptare malițioasă se poate propaga la toate copiile sincronizate.
Test: poți reveni la o versiune curată de ieri?Backup
Păstrează puncte de restaurare separate de sistemul activ. Trebuie protejat de ștergere și verificat prin restaurări reale.
Test: când ai restaurat ultima dată un set complet?Arhivă
Păstrează originalul, integritatea, metadatele, regulile de retenție și accesul controlat pe întreaga perioadă necesară.
Test: poți găsi și exporta rapid documentul corect?Cele patru proprietăți ale unui sistem serios
Pentru documentele care conțin date personale, articolul 32 din GDPR cere măsuri adecvate riscului. Dincolo de formularea juridică, cerințele se traduc într-un model simplu de evaluare.
Cine poate vedea documentele?
Roluri clare, autentificare puternică, acces minim necesar și criptare în tranzit și la stocare.
Poți demonstra că nu s-au schimbat?
Originale păstrate fără alterare, versiuni, protecție la ștergere și urme de audit pentru operațiuni sensibile.
Le poți recupera la nevoie?
Copii independente, monitorizare, obiective clare de recuperare și export complet când interfața principală nu este disponibilă.
Sistemul trece printr-un incident?
Proceduri documentate, restaurări testate, separarea credențialelor și evaluarea periodică a controalelor.
Regula practică: un backup pe care nu l-ai restaurat niciodată este o presupunere, nu o garanție.
Checklist: opt întrebări înainte să alegi o soluție
Nu ai nevoie de o prezentare tehnică de 80 de pagini. Ai nevoie de răspunsuri precise la întrebările care decid dacă arhiva va funcționa într-o zi proastă.
Ce poate automatiza in-balanta.ro
- preluarea automată a e-Facturilor din SPV;
- organizarea și căutarea documentelor într-un singur loc;
- păstrarea XML-ului, a PDF-ului și a metadatelor asociate;
- exportul documentelor atunci când ai nevoie de ele;
- accesul online pentru echipa financiară și contabilitate.
Arhiva trebuie să fie pregătită înainte de incident.
Conectează SPV și păstrează e-Facturile organizate, căutabile și ușor de exportat.
Surse și repere
- ANAF, Ghid privind utilizarea sistemului RO e-Factura — disponibilitatea fișierelor și procedura pentru documentele mai vechi de 60 de zile.
- OUG nr. 120/2021, forma consolidată — structura facturii și statutul XML-ului sigilat ca exemplar original.
- Legea contabilității nr. 82/1991, forma consolidată — termenele de păstrare și accesul la datele stocate electronic.
- Eurostat, utilizarea serviciilor cloud de către întreprinderi în 2025.
- ENISA Threat Landscape 2025 — incidentele analizate și impactul ransomware.
- Regulamentul general privind protecția datelor, articolul 32 — securitatea prelucrării și capacitatea de restaurare.
- CISA, StopRansomware Guide — backupuri separate, criptate și testate periodic.
Informațiile au caracter general și nu înlocuiesc consultanța juridică, fiscală sau de securitate adaptată situației firmei tale. Articol revizuit la 15 iulie 2026.
