Ghid practic
Într-un control sau într-o verificare internă, întrebarea utilă nu este „am pus toate documentele posibile într-un folder?”, ci „pot reconstitui tranzacția de la acord până la plată?”. Nu există un pachet universal de contract, aviz, NIR și dovadă de plată pentru fiecare e-Factură.
Informații verificate la 16 iulie 2026. Regimurile speciale și procedurile proprii pot cere documente ori termene suplimentare.
Trei niveluri, trei întrebări
Ce înseamnă arhivarea documentelor contabile în practică
O arhivă bună nu este doar un folder care păstrează fișiere. Ea conservă originalul, explică operațiunea și permite unei persoane care nu a participat la tranzacție să găsească rapid dovezile relevante.
Care este documentul original?
Pentru e-Factura păstrezi XML-ul și sigiliul electronic, nu doar PDF-ul folosit la citire.
Ce operațiune justifică?
Contractul, comanda, livrarea și recepția explică de ce există factura și ce s-a executat.
O poți găsi când este cerută?
Căutarea, drepturile de acces și exportul contează la fel de mult ca existența fișierului.
Restul ghidului pornește de la tipul tranzacției, pentru că un serviciu, o achiziție de marfă și un bun de inventar nu au nevoie de același dosar justificativ.
Două arhive, două roluri
Pachetul e-Factura și dosarul tranzacției sunt lucruri diferite
Pachetul primit prin RO e-Factura dovedește ce document a circulat prin sistem. Dosarul tranzacției explică de ce a existat factura și ce s-a întâmplat în realitate.
Păstrează originalul electronic
- fișierul XML original și sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor;
- PDF-ul de vizualizare, util pentru citire, dar care nu înlocuiește XML-ul;
- eventualele fișiere atașate de emitent în documentul electronic.
Păstrează ce explică operațiunea
- acordul: contract, comandă, ofertă acceptată sau corespondență;
- executarea: transport, livrare, raport de lucru sau livrabil;
- acceptarea și stingerea obligației, atunci când sunt relevante.
Regula simplă
Patru întrebări care îți spun ce merită păstrat
Pornește de la ce trebuie să poți demonstra, nu de la o listă copiată pentru toate facturile.
Leagă factura de acord
Ai nevoie de context atunci când din factură nu rezultă suficient de clar obiectul, prețul, perioada sau condițiile.
Exemple: contract, comandă, ofertă acceptată, act adițional, corespondență comercială.Arată executarea
Pentru bunuri contează traseul și predarea. Pentru servicii contează rezultatul, perioada sau activitatea efectuată.
Exemple: aviz, CMR, AWB, raport de activitate, pontaj, livrabil, proces-verbal de predare.Documentează recepția potrivită
Acceptarea poate fi fizică, tehnică sau pur și simplu aprobarea unui serviciu. Forma depinde de operațiune.
Exemple: NIR numai în cazurile aplicabile, proces-verbal de recepție, aprobare internă, punere în funcțiune.Păstrează traseul plății când ajută
Dovada plății este utilă pentru reconciliere și devine esențială în anumite regimuri, fără a fi anexă obligatorie la orice factură.
Exemple: extras, ordin de plată, chitanță, compensare sau alt document de stingere.Acestea sunt familii de dovezi, nu o listă obligatorie. O comandă simplă de consumabile și un proiect de consultanță nu trebuie arhivate identic.
Alege situația
Ce documente verifici pentru tranzacția ta?
Selectorul de mai jos oferă un punct de pornire. Păstrezi doar documentele care există și sunt relevante pentru operațiune.
Bunuri
Urmărește acordul, traseul bunurilor și recepția potrivită.
- XML-ul original, sigiliul și PDF-ul de vizualizare;
- comanda sau contractul, dacă au fost folosite;
- avizul, CMR-ul ori AWB-ul, când însoțesc transportul;
- NIR numai în situațiile în care normele îl cer;
- dovada plății, când este relevantă fiscal sau pentru reconciliere.
Instrument orientativ. Nu salvează și nu transmite date.
O confuzie frecventă
NIR-ul nu este obligatoriu pentru orice factură de bunuri
Normele financiar-contabile prevăd Nota de recepție și constatare de diferențe ca document obligatoriu în șase situații concrete.
Bunurile de pe aceeași factură sau același aviz intră în gestiuni diferite.
Bunurile sunt primite pentru prelucrare, păstrare în custodie sau depozitare.
Bunurile materiale sunt cumpărate de la persoane fizice.
Bunurile sosesc fără documente de livrare.
La recepție apar diferențe față de documentele de livrare.
Bunurile intră într-o gestiune la preț de vânzare cu amănuntul.
În celelalte cazuri, recepția și încărcarea în gestiune se pot face pe baza documentului de livrare, precum factura sau avizul. Procedurile proprii și regulile specifice activității pot adăuga totuși pași interni.
Partea pe care o poți automatiza
În Balanță păstrează pachetul e-Factura și îl face ușor de găsit
Platforma preia documentele din SPV și păstrează împreună XML-ul original, PDF-ul de vizualizare și fișierele atașate în e-Factură de emitent.
- cauți după partener, perioadă, sumă și alte criterii;
- descarci documentele când ai nevoie de ele;
- exporți arhiva pentru verificare sau predare.
Contractele, recepțiile și celelalte documente externe pachetului e-Factura rămân în sistemul documentar al companiei. Folosește aceleași repere — număr de factură, partener, comandă sau proiect — ca să le poți corela rapid.
Termenul corect
Cele 60 de zile din SPV nu sunt termenul legal de arhivare
ANAF păstrează fișierele în secțiunea de descărcare pentru o perioadă limitată. Arhiva companiei are o viață separată și trebuie construită din timp.
Fereastra de descărcare directă din sistem, potrivit ghidului ANAF. Pentru fișiere mai vechi se solicită repunerea la dispoziție, document cu document; indexul de încărcare sau descărcare este reperul sigur pentru identificare, iar fără el recuperarea poate deveni foarte dificilă.
Momentul bun pentru a salva originalul electronic și a-l corela cu evidența internă.
Termenul general actual pentru registrele și documentele justificative contabile, calculat de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului.
Nu șterge automat totul la împlinirea termenului general. Legislația specială, finanțările, contractele, controalele sau litigiile pot justifica o păstrare mai lungă.
Test de 5 minute
Alege o factură la întâmplare și încearcă să refaci traseul
- Găsește XML-ul și sigiliul.
- Identifică acordul sau comanda.
- Găsește dovada livrării ori prestării.
- Verifică acceptarea potrivită.
- Corelează plata, dacă este relevantă.
Surse și continuarea lecturii
Regulile pe care se bazează acest ghid
- Legea contabilității nr. 82/1991, forma actualizată — documentele justificative și termenul general de păstrare.
- Ordinul nr. 2.634/2015 — documentele financiar-contabile și procedurile proprii.
- Normele privind documentele financiar-contabile — cazurile în care NIR-ul este obligatoriu.
- Procedura RO e-Factura — verificările efectuate de sistem.
- Ghidul RO e-Factura publicat de ANAF — originalul electronic, atașamentele și disponibilitatea fișierelor.
Mai departe
Originalele nu ar trebui recuperate în grabă înaintea unui control.
Construiește arhiva pe măsură ce documentele apar în SPV.
