Cât timp trebuie păstrate e-Facturile conform legii și cine răspunde pentru arhivare

Una dintre cele mai frecvente întrebări după introducerea sistemului e-Factura este simplă:

Cât timp trebuie păstrate e-Facturile?

Răspunsul nu este complicat, dar are implicații importante.
Dacă documentele nu sunt păstrate corect sau nu pot fi prezentate la solicitarea autorităților, riscul fiscal crește imediat.

În practică, problema nu este durata de păstrare.
Problema este responsabilitatea.

Mulți antreprenori presupun că:

• contabilul păstrează documentele
• SPV le arhivează automat
• sistemul ANAF le reține permanent

Realitatea este diferită.

Cât timp trebuie păstrate e-Facturile conform legii

Regula generală este stabilită de legislația contabilă și fiscală.

Documentele contabile și fiscale trebuie păstrate timp de 10 ani.

Această regulă se aplică și e-Facturilor.

Perioada de păstrare începe:

de la data încheierii exercițiului financiar în care documentul a fost emis.

Exemplu simplu

Factură emisă:
martie 2026

Perioada de păstrare începe:
1 ianuarie 2027

Perioada de păstrare se încheie:
31 decembrie 2036

Ce documente trebuie păstrate împreună cu e-Factura

Nu doar factura trebuie arhivată.
De regulă, trebuie păstrate toate documentele care justifică tranzacția.

De exemplu:

• contracte
• comenzi
• avize de livrare
• procese-verbale de recepție
• documente de transport
• documente de plată
• corespondență relevantă

Aceste documente pot fi solicitate la control pentru a demonstra realitatea operațiunii.

Export total sau pe selecții filtrate. Notificări pe e-mail pentru ce contează.

Cine este responsabil pentru arhivarea e-Facturilor

Responsabilitatea este clară.

Firma este responsabilă pentru arhivare.

Nu:

• contabilul
• ANAF
• furnizorul de software
• furnizorul de servicii IT

Chiar dacă documentele sunt gestionate de alte persoane sau sisteme, responsabilitatea legală rămâne la firmă.

Situații frecvente în care apare confuzia

1. Contabilul pleacă sau colaborarea se încheie

Documentele pot rămâne:

• pe calculatorul contabilului
• într-un sistem la care nu mai există acces
• într-un format greu de utilizat

Rezultatul:

firma nu mai are control asupra arhivei.

2. Documentele sunt păstrate doar în email

Aceasta este o situație foarte comună.

Probleme tipice:

• emailuri șterse accidental
• conturi dezactivate
• documente pierdute
• lipsa organizării

Rezultatul:

dificultate în identificarea documentelor.

3. Se presupune că SPV păstrează documentele permanent

SPV permite accesul la documente.
Nu înlocuiește responsabilitatea firmei de a le arhiva și organiza.

Ce se întâmplă dacă nu păstrezi documentele suficient timp

Riscurile nu sunt teoretice.

Ele apar direct în practică.

De exemplu:

• solicitare de documente la control
• verificare fiscală retroactivă
• audit intern sau extern
• litigii comerciale
• controale privind TVA

Dacă documentele nu pot fi prezentate, consecințele pot include:

• sancțiuni contravenționale
• ajustări fiscale
• refuzul deductibilității cheltuielilor
• refuzul deducerii TVA
• estimări de obligații fiscale

De ce durata de 10 ani este relevantă în practică

Pentru multe firme, 10 ani înseamnă:

• zeci de mii de facturi
• sute de mii de documente
• volume mari de date
• schimbări de contabil sau software

Fără o arhivă organizată, gestionarea manuală devine imposibilă.

Cum arată o arhivă corectă de e-Facturi

O arhivă eficientă trebuie să asigure:

• păstrarea documentelor pe termen lung
• acces rapid la documente
• organizare automată
• integritate și securitate
• backup permanent
• trasabilitate completă

Aceste elemente sunt esențiale pentru controale și audituri.

Cum te ajută in-balanta.ro

Platforma permite gestionarea completă a documentelor pe termen lung.

Funcționalități relevante:

• descărcare automată a e-Facturilor din SPV
• arhivare structurată pe societăți și perioade
• căutare instant după furnizor, dată sau sumă
• acces multi-user
• istoric complet al documentelor
• backup automat

Rezultatul:

control asupra documentelor și reducerea riscului fiscal.

Concluzie

Perioada de păstrare a e-Facturilor este clară:

10 ani.

Dar obligația reală nu este doar să păstrezi documentele.
Este să le poți găsi și prezenta rapid.

În practică, diferența dintre conformare și risc fiscal nu este legislația.
Este organizarea.