Trei cronometre, trei responsabilități
Pentru aceeași factură există o fereastră de descărcare directă din RO e-Factura, o perioadă legală de păstrare contabilă și o regulă de retenție a serviciului pe care îl folosești. Dacă le confunzi, poți afla prea târziu că documentul există undeva, dar nu mai este practic la îndemâna ta.
Termenul general anterior a fost redus în 2023. Articolul este verificat la 16 iulie 2026 și tratează regula generală; situațiile speciale pot avea alte cerințe.
„Păstrat” nu înseamnă automat „accesibil”
O factură poate fi reținută de un sistem și totuși să lipsească din arhiva ta de lucru
Când alegi o procedură de arhivare, întreabă de fiecare dată cine păstrează documentul, cât timp, în ce formă și cum îl recuperezi.
Acces direct: 60 de zile
După publicare, XML-ul și mesajele pot fi descărcate direct în această fereastră. Ulterior intră în arhivarea sistemului.
Păstrare: 5 ani
Documentele justificative se păstrează cinci ani calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului.
Retenție: plan și contract
Durata poate depinde de abonament, limite, starea contului și procedura de închidere. Verific-o separat.
Concluzia practică: nu folosi păstrarea ANAF sau a furnizorului ca înlocuitor pentru propria procedură. Firma trebuie să poată găsi, deschide și preda documentul fără să depindă de o recuperare excepțională.
Exemplu complet, nu „cinci ani de la factură”
Pentru o factură din martie 2026, calculul începe la 1 iulie 2027
Articolul 25 din Legea contabilității nu pornește termenul în ziua emiterii și nici la 1 ianuarie. Cei cinci ani se calculează de la 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care documentul a fost întocmit.
Factura este întocmită
Documentul aparține exercițiului financiar 2026, presupunând un exercițiu care coincide cu anul calendaristic.
Se încheie exercițiul financiar
Nu începe încă termenul legal de cinci ani prevăzut de articolul 25.
Începe calculul
Acesta este reperul expres din lege pentru documentele exercițiului 2026.
Se împlinesc cinci ani
Ca regulă operațională prudentă, nu programa ștergerea înainte de finalul acestei zile și verifică eventualele cerințe speciale sau litigii.
Legea nr. 36/2023 a modificat articolele 23 și 25 ale Legii contabilității. Șabloanele interne și contractele pot păstra încă termenul anterior și trebuie actualizate.
Păstrare oficială, acces excepțional
Documentul nu este șters, dar iese din fluxul normal de autoservire
Procedura RO e-Factura spune că, după 60 de zile, fișierele sunt arhivate electronic și eliberate la cerere. Asta nu echivalează cu o arhivă în care utilizatorul caută și descarcă singur documentul când are nevoie.
Nu construi activitatea pe recuperarea la cerere
Trebuie să identifici fiecare document, iar reperul sigur este indexul lui de încărcare sau descărcare, împreună cu datele facturii. Dacă nu ai păstrat identificatorii, poți ajunge să nu poți formula o cerere suficient de precisă. Într-un control, litigiu sau la închiderea lunii, această dependență transformă rapid o factură simplă într-o problemă urgentă.
Descarcă sistematic documentele și confirmă că sincronizarea include toate firmele, direcțiile și perioadele relevante.
Factura devine foarte greu de recuperat direct de către utilizator. Existența ei în arhiva oficială nu îți oferă acces imediat.
Nu improviza un PDF și nu îl trata ca original. Inventariază datele, caută copiile exportate și urmează procedura de eliberare.
Corectează autorizarea, sincronizarea și alertele care au permis depășirea ferestrei fără o copie controlată.
Original, vizualizare și context
Păstrează originalul electronic și documentele care explică operațiunea
În RO e-Factura, originalul este fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. PDF-ul este util pentru citire, dar nu îl înlocuiește. Pentru realitatea operațiunii pot conta și documente care nu se află în XML.
| Element | Rol | Test de recuperare |
|---|---|---|
| Arhiva primită din RO e-Factura | Conservă pachetul livrat și legătura dintre fișiere. | Poți exporta ZIP-ul sursă pentru o factură aleasă? |
| XML și fișierul de semnătură/sigiliu | Reprezintă documentul structurat și dovada tehnică asociată. | Fișierele se deschid, se validează și rămân legate de aceeași factură? |
| PDF de vizualizare | Ajută citirea și comunicarea internă. | Este identificat ca vizualizare, fără să fie confundat cu originalul? |
| Contract, comandă, aviz, recepție | Explică temeiul, livrarea și acceptarea operațiunii. | Există o regulă comună de denumire sau o legătură verificabilă cu factura? |
| Plată și corespondență relevantă | Completează traseul economic și deciziile luate. | Poți reconstrui cine a aprobat, ce s-a plătit și ce excepție a fost clarificată? |
Poți delega operațiunea, nu și supravegherea
Administratorul trebuie să știe unde este arhiva și cine o poate preda
Legea pune organizarea contabilității în responsabilitatea administratorului sau a persoanei care gestionează entitatea. Când contabilitatea este condusă pe bază de contract de un profesionist autorizat, acesta răspunde potrivit legii și contractului pentru conducerea contabilității. Niciuna dintre formule nu justifică lipsa controlului firmei asupra propriilor documente.
Stabilește procedura
Alege proprietarul arhivei, accesul, termenele, copiile, furnizorii și modul de predare la control sau la schimbarea contabilului.
Aplică obligațiile asumate
Rolul exact depinde de lege, calificare și contract. Predarea documentelor și formatul arhivei trebuie scrise, nu presupuse.
Oferă serviciul contractat
Trebuie să explice retenția, exportul, ștergerea și ieșirea. Utilizarea lui nu transferă automat responsabilitatea legală.
Întrebarea bună: „Dacă mâine se încheie contractul cu contabilul sau cu aplicația, cine îmi predă arhiva, în câte zile și în ce format verificabil?”
Testează portabilitatea înainte să ai nevoie de ea
Exportă o selecție reală și verifică pachetul în afara aplicației
În Balanță permite exportul selecției filtrate. Pachetul poate include arhiva-sursă ANAF, PDF-ul de vizualizare, atașamentele și opisuri. Există și exporturi separate pentru indexul Excel și pentru fluxul SAGA.
- filtrează după firmă, perioadă, direcție, partener și alte criterii disponibile;
- păstrează ZIP-ul și XML-ul, nu doar fișierele ușor de citit;
- deschide un eșantion și compară-l cu lista documentelor așteptate;
- repetă testul după schimbări de plan, utilizatori sau procedură contabilă.
Retenția În Balanță depinde de plan și de condițiile serviciului. Exportul periodic este o verificare a controlului, nu doar o funcție de migrare.
O arhivă netestată este o presupunere
Într-o oră poți afla dacă păstrezi documente sau doar speranța că ele sunt acolo
Alege un eșantion care include o factură veche, una cu atașament, una în valută, o corecție și un document de la o firmă administrată de alt coleg.
Notează firmele, intervalul, numărul așteptat de documente și sursele din care au fost preluate.
Găsește fiecare eșantion după alt indiciu: partener, număr, sumă, interval, referință sau conținut.
Descarcă originalele, vizualizarea și documentele asociate fără să depinzi de contul unei singure persoane.
Deschide fișierele într-un spațiu separat, verifică integritatea și notează golurile, erorile și timpul necesar.
Semn bun
- originalele sunt prezente și legate corect;
- numerele se reconciliază cu inventarul;
- accesul nu depinde de o singură persoană;
- procedura explică excepțiile și retenția.
Semn că trebuie reparat
- există doar PDF-uri sau capturi;
- lunile vechi lipsesc fără explicație;
- nimeni nu știe cum se cere recuperarea;
- exportul complet este testat abia la încetarea contractului.
Recuperează, documentează, corectează
Lipsa arhivei nu se rezolvă printr-un PDF refăcut din memorie
Legea contabilității cere măsuri de reconstituire pentru documentele pierdute, sustrase sau distruse, în termenul prevăzut de articolul 26. Consecința fiscală a unui document lipsă depinde de ansamblul probelor și de situația concretă; nu este corect să promiți automat nici deductibilitatea, nici pierderea ei.
Pentru sancțiuni și scenarii de control, vezi ghidurile dedicate. Aici ideea centrală este mai simplă: după expirarea accesului direct din SPV, recuperarea nu mai este o operațiune pe care vrei să o descoperi sub presiune.
Baza legală și pașii următori
Cinci ani este termenul; recuperarea verificabilă este obiectivul
Termenul legal îți spune cât timp trebuie să păstrezi. Procedura internă trebuie să răspundă la întrebarea mai grea: poți găsi și preda originalul corect, împreună cu contextul operațiunii, într-un timp rezonabil?
- Legea contabilității nr. 82/1991, forma consolidată — art. 23, 25 și 26 privind păstrarea și reconstituirea
- Procedura RO e-Factura din 5 noiembrie 2021 — art. 8 privind cele 60 de zile și eliberarea la cerere
- OUG nr. 120/2021, forma consolidată — originalul electronic și funcționarea RO e-Factura
- Normele generale privind documentele financiar-contabile — organizarea, păstrarea și reconstituirea documentelor
Nu aștepta expirarea celor 60 de zile ca să verifici arhiva.
Testează acum că poți căuta, exporta și deschide originalele.
