Siguranța se probează prin recuperare
O arhivă nu este sigură fiindcă folosește cuvinte precum „cloud”, „redundanță” sau „criptare”. Este sigură pentru activitatea ta dacă păstrează originalul, îl găsește când ai nevoie, îl exportă într-un format utilizabil și are reguli de retenție pe care le înțelegi.
Regula generală de păstrare a documentelor justificative contabile este de 5 ani; retenția concretă a unui serviciu depinde și de plan, contract și procedura de ieșire.
Mai mult decât un PDF
Testul începe cu fișierul pe care îl poți scoate din sistem
În RO e-Factura, forma comodă de citire și originalul electronic au roluri diferite. O arhivă de lucru trebuie să le păstreze legate fără să le confunde.
Pachetul primit din sistem
Conține fișierele tehnice livrate de RO e-Factura. Este important pentru conservarea exactă a răspunsului primit.
Documentul structurat
Conține părțile, liniile, taxele, totalurile, referințele și celelalte câmpuri ale facturii.
Dovada tehnică a sistemului
Procedura RO e-Factura leagă originalul de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. PDF-ul rămâne o vizualizare utilă.
Verificare simplă: exportă o factură aleasă la întâmplare, confirmă că ai XML-ul și fișierul tehnic asociat, apoi deschide PDF-ul numai ca să verifici lizibilitatea.
Două trasee care se completează
După 60 de zile se termină accesul normal; nu planifica activitatea pe recuperarea la cerere
Procedura oficială prevede descărcarea directă timp de 60 de zile. Ulterior, fișierele rămân în arhivarea electronică a sistemului și pot fi eliberate la cerere, dar pentru utilizator nu mai sunt o arhivă de autoservire. Arhiva proprie evită să transforme o căutare curentă într-o solicitare excepțională, cu identificare și timp de așteptare.
Documentul valid este disponibil în sistem
Furnizorul și destinatarul primesc acces potrivit regulilor RO e-Factura.
Descărcare directă
Este perioada în care fișierele pot fi preluate direct, fără solicitarea de repostare.
Arhivare oficială și eliberare la cerere
Cererea trebuie să identifice fiecare document; în practică, indexul de încărcare sau descărcare este reperul sigur, alături de datele facturii. Fără identificatorii păstrați din timp, recuperarea poate deveni aproape imposibilă și nu mai este controlată direct de utilizator.
Arhiva operațională a firmei
Sincronizează, indexează și păstrează documentele pentru căutarea și exportul de zi cu zi.
Faptul că documentul nu dispare juridic din sistem nu îl face practic disponibil echipei. Sincronizează și verifică arhiva cât timp descărcarea este directă.
Completează golurile controlat
Un import reușit se verifică, nu se presupune
Când muți arhiva sau aduci perioade mai vechi, urmărește trei rezultate: fișierul este recunoscut, firma există în cont și semnătura este de încredere.
Limita actuală pe operațiune
Interfața de import acceptă până la 50 de fișiere și 5 GB într-o operațiune. Pentru un istoric mare, pregătește loturi și un inventar al perioadelor încărcate.
Inventariază firmele, anii și lunile. Păstrează o copie a sursei și un număr estimat de documente.
Separă erorile de format, documentele fără semnătură validă și firmele care nu sunt configurate.
Compară numărul de documente, caută câteva facturi la întâmplare și exportă un eșantion complet.
Nu numi arhiva „completă” până când golurile sunt identificate și explicate, chiar dacă importul tehnic s-a încheiat fără eroare.
Identic nu înseamnă suspect
Separă același fișier importat de două ori de două facturi care seamănă
Controlul duplicatelor are două niveluri. Primul este tehnic: același conținut nu trebuie stocat inutil. Al doilea este contabil: două documente cu aceeași serie și același număr pot cere clarificare chiar dacă fișierele diferă.
Dublură tehnică
- același fișier sau același conținut reapare la import;
- hash-ul permite identificarea conținutului identic;
- scopul este să nu multiplici aceeași piesă de arhivă.
Posibilă dublură de business
- același furnizor, an, serie și număr;
- valori ori conținut care pot diferi;
- necesită verificarea originalelor și a explicației emitentului.
De aceea evităm promisiunea „zero duplicate”. Sistemul poate detecta cazuri precise; utilizatorul trebuie să clarifice documentele care sunt doar suspect de asemănătoare.
Caută, verifică, scoate datele
În Balanță păstrează documentele într-o arhivă pe care o poți folosi și exporta
Sincronizarea aduce documentele firmelor configurate, iar importul permite completarea istoricului. În arhivă poți căuta, filtra și deschide originalul împreună cu vizualizarea și atașamentele disponibile.
- păstrează separat pachetul primit, XML-ul și fișierul tehnic de semnătură;
- exportă un ZIP cu arhivele originale și, opțional, PDF-uri, atașamente și opis;
- generează separat lista Excel atunci când ai nevoie de un index tabelar al selecției.
Portabilitatea trebuie testată periodic. Un buton de export este începutul verificării, nu sfârșitul ei.
Întrebări care pot fi verificate
Înlocuiește adjectivele de infrastructură cu răspunsuri contractuale
Codul produsului confirmă mecanismele de stocare și export, dar nu dovedește singur topologia comercială, localizarea exclusivă în UE, criptarea contractuală sau failover-ul între furnizori.
Ce se păstrează și pentru cât timp?
Cere lista fișierelor, regulile planului, situațiile de depășire a limitei și ce se întâmplă la inactivitate sau încetarea abonamentului.
Unde sunt datele și cine le poate accesa?
Cere regiunea, subcontractorii, controalele de acces și condițiile transferurilor internaționale. Nu deduce aceste răspunsuri din logo-uri.
Cum se testează backupul și restaurarea?
Întreabă frecvența, RPO/RTO, ultima restaurare testată și responsabilitatea în caz de incident.
Cum îți scoți datele?
Verifică formatele, timpul necesar, costurile, limitele și perioada de grație. Fă un export de probă înainte să depinzi de procedură.
Arhiva sigură rămâne inteligibilă
Poți explica ce păstrezi, cum recuperezi și când exporți
- Procedura RO e-Factura — originalul, sigiliul, fereastra de 60 de zile și eliberarea ulterioară
- Legea contabilității nr. 82/1991 — regula generală de păstrare a documentelor justificative
Testează o recuperare înainte să numești arhiva sigură.
În Balanță îți permite să cauți și să exporți documentele păstrate.
