XML-ul are mai multă structură decât un PDF
O e-Factură nu este o poză a unei facturi pe hârtie. Este un document structurat: fiecare informație are un loc și un înțeles. Tocmai de aceea poate fi verificată, căutată și comparată automat, dar numai dacă citești câmpurile în context.
Originalul în sistemul RO e-Factura este fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor; PDF-ul este o formă de vizualizare.
Citește pe straturi
Șase zone răspund la șase întrebări diferite
Nu toate facturile folosesc toate câmpurile. Absența unei informații poate fi normală sau poate cere clarificare, în funcție de tranzacție.
Cine facturează cui?
Denumire, CUI, adresă, date juridice și alte identificări ale furnizorului, clientului sau beneficiarului plății.
Când se întâmplă?
Data emiterii, scadența, data livrării, perioada facturată și, după caz, data relevantă pentru TVA.
Ce s-a vândut?
Denumirea liniei, cantitatea, unitatea de măsură, prețul, reducerile și codurile de clasificare folosite.
Cum se taxează?
Categoriile și cotele TVA, bazele, valorile taxei, scutirile și motivele declarate de emitent.
Cât și unde?
Totalul de plată, moneda, condițiile, metodele și conturile bancare incluse în document.
Cu ce se corelează?
Comandă, contract, proiect, factură anterioară, livrare, referință contabilă și fișiere atașate.
Câmpuri apropiate, efecte diferite
Data emiterii, scadența și exigibilitatea nu sunt același lucru
O interfață lizibilă ajută, dar sensul rămâne cel din document și din regula aplicabilă. Aceste diferențe merită verificate înainte de înregistrare.
| Câmp | Ce descrie | Întrebarea de control |
|---|---|---|
| Data emiterii | Momentul în care emitentul declară că a emis factura. | Este compatibilă cu perioada, livrarea și termenul legal de emitere? |
| Data scadenței | Termenul de plată indicat în factură. | Corespunde contractului și este după data emiterii? |
| Data livrării | Momentul livrării bunurilor sau prestării, dacă este indicat. | Se potrivește cu recepția și documentele operaționale? |
| Exigibilitatea TVA | Informația fiscală relevantă pentru momentul taxei, unde este aplicabilă. | Este tratată corect pentru regimul și operațiunea respectivă? |
| Perioada facturată | Intervalul la care se referă serviciul sau bunul. | Explică suma și încadrarea în perioada contabilă potrivită? |
Nu verifica doar totalul final
O diferență mică la nivel de linie poate schimba explicația întregii facturi
Totalurile sunt rezultatul cantităților, prețurilor, reducerilor, taxelor și rotunjirilor. Când ceva nu se leagă, coboară un nivel.
Ordinea utilă de verificare
Linie → reducere sau taxă suplimentară → bază TVA → cotă → valoare TVA → total document → sumă de plată.
Unitatea de măsură poate explica un preț aparent neobișnuit. Compară documentul cu recepția sau comanda.
Pot exista la nivel de linie sau la nivelul întregii facturi și trebuie să aibă sens economic.
Codul, cota și motivul unei scutiri trebuie citite împreună, nu ca trei etichete independente.
Poate diferi de totalul brut în prezența avansurilor, sumelor deja plătite ori rotunjirilor. Verifică formula documentului.
Documentul are limite
Câmpul există pentru a descrie; nu garantează realitatea economică
O factură poate conține o referință la contract, o adresă de livrare sau un IBAN. Asta nu înlocuiește contractul, dovada livrării sau confirmarea contului.
Factura dovedește că bunurile au fost recepționate?
Nu singură. Avizul, procesul-verbal, documentul de transport, recepția în sistem sau alte dovezi susțin faptul că livrarea s-a produs.
Factura dovedește că serviciul a fost prestat?
Descrie serviciul facturat. Contractul, raportul de activitate, livrabilul, acceptanța sau corespondența pot fi necesare pentru realitatea și întinderea prestației.
IBAN-ul din factură este automat sigur pentru plată?
Nu. La un cont nou sau o schimbare neașteptată, confirmă separat prin date de contact deja cunoscute și respectă aprobările interne.
PDF-ul este originalul e-Facturii?
Nu. În RO e-Factura, originalul este XML-ul însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. PDF-ul este util pentru citire.
XML, calcul, sursă externă sau utilizator
Nu toate valorile afișate lângă factură fac parte din documentul original
O interfață utilă completează XML-ul cu explicații și context. Ca să nu transformi o aproximare într-un fapt fiscal, urmărește proveniența valorii.
Ce a declarat emitentul
Părți, linii, date, monedă, TVA, totaluri, condiții de plată, referințe și atașamente, în măsura în care au fost incluse în document.
Ce derivă aplicația
Agregări, diferențe, indicatori ori un curs etichetat drept aproximare. Formula trebuie citită înainte de a folosi valoarea într-o decizie.
Ce se adaugă despre partener
Stări ANAF sau informații ONRC pot avea o dată de referință diferită de cea a facturii. Uită-te dacă vezi situația de atunci sau situația curentă.
Ce descrie procesul intern
Starea plății, folderul ori alte marcaje de lucru nu vin din XML și sunt corecte numai dacă echipa le actualizează consecvent.
Limita vizualizării: În Balanță prezintă câmpurile operaționale importante, dar nu pretinde că proiectează fiecare element posibil din orice XML. Pentru un câmp rar sau o dispută, descarcă originalul și verifică specificația RO_CIUS.
Structură fără vânătoare prin XML
În Balanță organizează câmpurile într-o vedere pe care o poți parcurge
Interfața păstrează legătura cu documentul original, dar grupează informațiile pentru citire: părți, date, linii, TVA, plată, referințe și fișiere.
- deschizi XML-ul original și forma de vizualizare din același document;
- vezi liniile, totalurile, conturile, referințele și informațiile fiscale disponibile;
- descarci fișierele atașate în e-Factură atunci când emitentul le-a inclus.
Exemplu de prezentare a câmpurilor din document. Unele date au fost mascate în captura folosită.
Păstrează sensul documentului
Interfața poate fi simplă fără să simplifice excesiv factura
Când un câmp are impact contabil sau fiscal, verifică documentul original și regula aplicabilă. Vizualizarea ajută la orientare; XML-ul și documentele justificative rămân sursa.
- Ghidul RO e-Factura publicat de ANAF — originalul electronic, sigiliul și utilizarea sistemului
- Procedura privind organizarea și înscrierea în RO e-Factura — validările sistemului și comunicarea documentului
Citește factura ușor, dar păstrează originalul la îndemână.
În Balanță le pune în același loc.
