Mai puțini pași repetați
E-Factura devine greu de gestionat nu fiindcă XML-ul este complicat, ci fiindcă aceleași operațiuni se repetă: intri în mai multe conturi, descarci, redenumești, cauți, verifici și trimiți copii. Simplificarea înseamnă un flux comun, cu excepțiile scoase la suprafață.
În 2026, termenul de transmitere pentru facturile supuse obligației este de 5 zile lucrătoare, cu limita alternativă prevăzută de OUG nr. 120/2021.
Nu începe prin descărcare manuală
Verifică ce a apărut și ce nu a putut fi procesat normal
Sincronizarea automată reduce munca repetitivă, dar o rutină bună păstrează vizibilitatea asupra stării conexiunii și a documentelor noi.
Firmele active și accesul SPV trebuie să fie în stare bună; automatizarea nu poate compensa o autorizare expirată.
Separă documentele noi de arhiva deja procesată și stabilește cine face prima verificare.
Mesajele din fluxul RO e-Factura pot cere corecție, clarificare sau transmiterea informației către emitent.
Începe cu erorile, apoi avertismentele și informările care schimbă următorul pas.
Caută după ce îți amintești
Partenerul, suma sau un cuvânt din linie pot fi suficiente
Căutarea din În Balanță folosește informațiile documentului, inclusiv identitatea părților, referințe, termene, descrieri de linii, produse și atașamente. Nu trebuie să îți amintești numele ZIP-ului.
Limitează contextul
Selectează compania și direcția primită sau trimisă. Este cea mai rapidă reducere a volumului.
Caută liber
Furnizor, CUI, serie, produs, referință, IBAN sau alt text disponibil în document.
Adaugă perioada și suma
Folosește un interval, apoi confirmă rezultatul din liniile și totalurile facturii.
Fluxul se simplifică prin excepții
Nu fiecare factură are nevoie de aceeași atenție
Documentele normale pot urma rutina. Cele cu erori, schimbări de IBAN, răspunsuri sau atașamente importante trebuie să ajungă la persoana potrivită.
Regula echipei
Fiecare categorie activă are un proprietar și un criteriu de închidere. Altfel, folderele și notificările devin doar alte liste.
Identitate, TVA, duplicat sau cronologie imposibilă: clarifică înainte de înregistrare ori plată.
Document primit târziu, cont schimbat, curs neobișnuit sau termen atipic: cere context.
Folderele pot grupa un proiect, o aprobare sau documentele pregătite pentru predare.
Invită colegii pe conturi proprii și limitează firmele vizibile după responsabilitate.
Simplu nu înseamnă orb
Aplicația poate aduce și ordona documentul; echipa decide ce înseamnă
Un flux scurt este sigur numai dacă păstrează punctele de decizie. Sincronizarea confirmă că documentul a fost preluat, nu că bunul a fost livrat, serviciul acceptat sau plata autorizată.
| Pas automatizat | Ce rezolvă | Ce trebuie confirmat de om |
|---|---|---|
| Sincronizare | Preia periodic documentele firmelor configurate și le păstrează în arhivă. | Autorizarea este activă, toate firmele sunt incluse și nu există perioade lipsă. |
| Indexare și căutare | Face informațiile documentului regăsibile fără redenumirea fișierelor. | Rezultatul este factura corectă și criteriile nu au exclus accidental alte documente. |
| Validări | Semnalează abateri după reguli și contextul disponibil. | Impactul contabil, fiscal, comercial sau de plată și documentul care clarifică situația. |
| Stare de plată | Ajută echipa să urmărească procesul dacă marcajul este actualizat. | Disponibilul, tranzacția bancară și aprobarea rămân în sistemele și procedurile lor. |
| Export | Pregătește selecția și fișierele cerute. | Firma, perioada, direcția, numărul de documente și predarea către destinatarul corect. |
Regula practică: automatizează pașii repetitivi și fă excepțiile vizibile. Nu ascunde o decizie profesională sub un buton sau un indicator verde.
Într-o echipă, fiecare rând din tabel are nevoie de un proprietar: persoana care urmărește sincronizarea, contabilul care interpretează semnalul, responsabilul care aprobă plata și colegul care verifică exportul.
O singură listă, mai multe perspective
În Balanță aduce arhiva, căutarea, statisticile și validările în același context
Lista de documente și panoul de statistici permit trecerea de la imaginea de ansamblu la factura concretă. Filtrele separă firmele, direcțiile, perioadele și stările de lucru.
- sincronizează periodic documentele firmelor configurate pentru preluare automată;
- caută în informațiile facturii și filtrează după criteriile disponibile;
- deschide originalul, vizualizarea, validările, răspunsurile și atașamentele din același flux.
Ecranul arată o vedere operațională. Situația contabilă și disponibilul bancar se verifică în sistemele lor de referință.
Închide luna cu o selecție verificată
Arhiva ZIP și lista Excel au roluri diferite
Pachetul de documente păstrează fișierele; indexul tabelar ajută la inventariere și analiză. În prezent sunt exporturi separate, nu un „pachet audit complet” produs printr-o singură comandă.
Exportul arhivei
- folosește selecția curentă de facturi;
- include arhivele originale;
- poate adăuga PDF-uri, atașamente și opis;
- este livrabilul pentru documente.
Lista Excel
- indexează informații din facturile selectate;
- ajută la controlul volumului și al totalurilor;
- poate fi folosită în pași operaționali ulteriori;
- nu înlocuiește XML-urile originale.
Simplifică fără să pierzi controlul
Automatizează preluarea și trierea; păstrează decizia la persoana potrivită
- OUG nr. 120/2021, forma consolidată — obligațiile și termenul de transmitere RO e-Factura
- Procedura RO e-Factura — validarea sistemului, originalul și accesul la documente
Un flux simplu nu ascunde excepțiile; le pune în fața persoanei potrivite.
În Balanță centralizează pașii repetați ai lucrului cu e-Factura.
