Ghid practic
O arhivă nu este în regulă doar pentru că are multe fișiere. Trebuie să poți deschide originalul, să explici de ce selecția este completă și să găsești rapid documentele care justifică o factură. Cele șapte greșeli de mai jos pot fi verificate fără un proiect IT și fără să aștepți un control.
Surse: Ghidul ANAF privind RO e-Factura și procedura de utilizare a sistemului, consultate la 16 iulie 2026. Legăturile sunt la finalul articolului.
Ce păstrezi
Originalul și fereastra de descărcare din SPV
Primele două greșeli apar înainte ca factura să ajungă în contabilitate: se păstrează doar forma ușor de citit sau se amână descărcarea până când accesul direct nu mai este disponibil.
Documentul pe care îl citești nu este totuna cu originalul electronic
PDF-ul ANAF este util pentru ochiul uman. Originalul rămâne însă XML-ul însoțit de sigiliul Ministerului Finanțelor, pus la dispoziție în arhiva ZIP. Dacă păstrezi doar PDF-ul, pierzi forma structurată și elementele prin care poate fi verificată proveniența documentului.
Test pentru azi: alege o factură primită și una emisă. Verifică dacă poți obține arhiva originală, nu doar o imagine sau un PDF exportat.
După 60 de zile, recuperarea nu mai este aceeași operațiune
Conform ghidului ANAF, XML-urile și mesajele sunt disponibile direct pentru descărcare timp de 60 de zile de la publicare. Ulterior sunt arhivate electronic și trebuie solicitată repostarea. Documentul nu dispare, dar cererea trebuie să identifice fiecare factură; în practică, indexul de încărcare sau descărcare este reperul sigur. Dacă nu ai păstrat identificatorii, recuperarea poate deveni aproape imposibilă.
Test pentru azi: caută cea mai veche factură care nu se află în arhiva proprie. Mai poate fi descărcată direct sau ai ajuns deja la solicitarea de repostare?
Ce lipsește
Greșeala 3: ai multe documente, dar nu știi dacă le ai pe toate
Descărcarea manuală produce de obicei dosare pline, nu o dovadă de completitudine. O zi omisă, un răspuns cu eroare sau o factură rămasă într-un alt cont pot trece neobservate. Întrebarea utilă nu este „avem fișiere?”, ci „putem reface aceeași selecție și obține același rezultat?”.
Compară Numărul documentelor primite și emise din arhivă cu evidența din sursa folosită de firmă pentru aceeași perioadă.
De ce O perioadă fixă face diferențele vizibile și testul repetabil.
Compară Transmiterile acceptate, răspunsurile cu eroare și documentele retransmise după corectare.
De ce Un fișier trimis nu este automat o factură comunicată destinatarului.
Compară Prima și ultima dată din selecție, sensul facturilor și firmele incluse în filtru.
De ce Cele mai multe omisiuni pornesc dintr-un filtru corect în aparență, dar aplicat altei date sau altei firme.
În Balanță
Găsești excepțiile fără să răsfoiești dosare
O arhivă devine utilă când poți porni de la întrebarea concretă: ce s-a primit într-o perioadă, ce document are o anumită valoare, ce factură conține atașamente sau ce semnal trebuie verificat.
- Restrângi selecția după firmă, sens, tip de dată, interval, partener, număr, text sau valoare.
- Vezi contextul prin starea documentului, atașamente și semnalele de verificare afișate în listă.
- Deschizi documentul în forma originală sau ca PDF ANAF și exporți selecția pentru lucru ori control.
Ce aprobi
Greșelile 4 și 5: confunzi validarea tehnică cu aprobarea facturii
Sistemul poate confirma că XML-ul respectă structura și că documentul a fost primit fără să confirme că bunurile au fost livrate, că prețul este cel convenit sau că factura trebuie plătită. Acestea rămân verificări ale firmei.
Procedura RO e-Factura precizează că verificarea automată privește structura, autenticitatea originii și integritatea conținutului, fără să includă verificarea realității tranzacției dintre emitent și destinatar.
Un fișier acceptat poate conține o problemă comercială sau fiscală
Înainte de înregistrare ori plată, cineva trebuie să privească factura în context: partenerul, perioada, bunurile sau serviciile, cota de TVA, moneda, totalurile, eventualele dubluri și legătura cu o factură corectată.
- cine răspunde de verificare și ce dovezi consultă pentru ultima factură primită.
Fără comandă, contract sau recepție, aprobarea se bazează pe memorie
Atașamentele transmise împreună cu e-Factura și documentele interne ale firmei oferă contexte diferite, dar ambele pot fi necesare. Păstrează legătura dintre factură și dovezile relevante, chiar dacă acestea se află în sisteme diferite.
- dacă poți ajunge de la o factură aleasă aleatoriu la atașamentele primite și la documentul intern care justifică operațiunea.
Cine poate continua
Greșelile 6 și 7: arhiva depinde de o persoană sau de un backup netestat
O arhivă bună trebuie să funcționeze și când persoana care a organizat-o lipsește, își schimbă rolul sau pleacă din firmă. În același timp, accesul nu trebuie să fie mai larg decât este necesar.
Un singur coleg știe unde sunt documentele și cum se obține accesul
Dependența de o persoană devine vizibilă exact când timpul este mai scurt. Definește cine administrează accesul, cine poate consulta și exporta și cum se retrag drepturile la schimbarea rolului. Apoi cere unui al doilea utilizator autorizat să găsească o factură fără ajutor.
Spui că există backup, dar nu ai testat niciodată recuperarea
Existența unei copii nu demonstrează că documentele pot fi recuperate complet. Un test util pornește de la o selecție mică, o exportă și verifică pe alt calculator originalul XML, PDF-ul, atașamentele și opisul. Notează data și rezultatul, nu doar faptul că „s-a făcut backup”.
O firmă, o săptămână închisă și ambele sensuri ale facturilor.
Originalele, formele vizuale, atașamentele și lista documentelor.
Folosește un alt calculator și un alt utilizator autorizat. Verifică documentele, nu doar arhiva ZIP.
Autoevaluare
Șapte teste pe care le poți face astăzi
Bifează doar ceea ce ai verificat efectiv. Lista rulează local în pagină și nu salvează sau transmite răspunsurile.
Surse și pasul următor
Regulile folosite în acest ghid
Materialul a fost revizuit la 16 iulie 2026. Pentru o situație concretă, verifică forma consolidată a actelor și discută tratamentul contabil sau fiscal cu profesionistul care cunoaște operațiunea.
- OUG nr. 120/2021, forma consolidată: definiția facturii electronice, formatul XML, elementele principale și sigiliul Ministerului Finanțelor.
- Procedura de utilizare și funcționare a sistemului RO e-Factura: ce verifică sistemul și limita expresă privind realitatea tranzacțiilor.
- Ghidul ANAF privind utilizarea RO e-Factura: originalul XML, fereastra de 60 de zile, repostarea și regulile pentru atașamente.
- Comisia Europeană: ce este o factură electronică structurată: diferența dintre datele prelucrabile automat și reprezentările vizuale precum PDF-ul.
În Balanță preia periodic e-Facturile și îți oferă filtre, verificări și exporturi pentru arhivă.
