Trei sensuri pentru același cuvânt
„Arhivă” poate însemna obligația contabilă de păstrare, instrumentul în care echipa găsește documentele sau un serviciu de arhivare electronică reglementat. Confuzia dintre ele duce fie la costuri inutile, fie la impresia greșită că un abonament transferă automat răspunderea legală.
Material informativ verificat la 16 iulie 2026. Pentru o cerință contractuală sau sectorială, cere opinia contabilului ori juristului.
Începe de la nevoie
Același document poate intra în trei discuții juridice și operaționale
| Ce numim arhivă | Întrebarea principală | Rezultatul urmărit |
|---|---|---|
| Păstrarea contabilă | Respectăm termenul și putem prezenta documentul justificativ? | Original recuperabil, integru și asociat evidenței corecte. |
| Arhiva operațională | Poate echipa să găsească, verifice și exporte documentele fără muncă manuală excesivă? | Căutare, filtre, acces, organizare și portabilitate. |
| Arhivarea electronică reglementată | Există o obligație sau o cerință contractuală pentru un anumit serviciu și anumite garanții? | Conformarea cu cadrul și condițiile acelui serviciu. |
Formularea exactă contează
Documentele financiar-contabile pot fi păstrate electronic fără aplicarea obligatorie a Legii nr. 135/2007
Normele aprobate prin OMFP nr. 2.634/2015 permit păstrarea în format electronic dacă evidențele pot fi puse la dispoziția autorităților și dacă documentele pot fi listate atunci când este nevoie.
Nu rezultă că orice e-Factură este în afara Legii nr. 135/2007 în orice context și nici că orice serviciu SaaS este „arhivă legală”. Rezultă că aplicarea acelei legi nu este obligatorie pentru modalitatea de păstrare descrisă de normele financiar-contabile.
Decizia corectă pornește de la cerința concretă: obligația contabilă generală, o regulă sectorială, un contract, un litigiu sau un proces intern de păstrare.
Regula actuală, nu intervale vagi
Regula generală este 5 ani, iar originalul nu este PDF-ul
Legea contabilității stabilește pentru registrele obligatorii și documentele justificative un termen general de 5 ani, calculat de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.
Pentru e-Factură, păstrează XML-ul și sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. PDF-ul ajută la citire, dar nu înlocuiește originalul sistemului.
Nu ghici din eticheta produsului
Patru situații în care merită o analiză juridică sau contractuală
Domeniul are cerințe proprii
Sănătate, financiar, proiecte publice sau alte activități pot avea termene și garanții suplimentare.
Clientul cere o anumită formă
O clauză poate impune servicii, locații, certificări ori perioade diferite de minimul contabil.
Documentele au risc litigios ridicat
Lanțul de custodie, marcarea temporală sau alte garanții pot fi relevante dincolo de păstrarea contabilă.
Furnizorul preia operațiuni critice
Contractul trebuie să definească retenția, accesul, exportul, ștergerea, incidentul și încetarea serviciului.
Contractul trebuie să răspundă la scenarii
„Arhivă legală” nu este suficient ca descriere comercială
Cere furnizorului să lege fiecare afirmație de un document, o funcție și o procedură. Un certificat poate acoperi un sistem sau un proces fără să răspundă automat la retenția și exportul contului tău.
Ce obligație exactă acoperă serviciul?
Act normativ, normă sectorială sau clauză contractuală, tipurile de document și rolul fiecărei părți. Evită răspunsul generic „este conform”.
Ce fișier este păstrat ca original?
Pentru e-Factură, verifică pachetul primit, XML-ul și sigiliul. Întreabă ce metadate, versiuni și dovezi suplimentare sunt conservate.
Cum primești documentele la încetarea serviciului?
Format, termen, cost, volum maxim, acces în perioada de grație și ștergerea ulterioară. Rulează un export real înainte de semnare.
Cum se dovedește integritatea și recuperarea?
Cere procedura de verificare, restaurările testate, jurnalul relevant și responsabilitatea când un fișier nu poate fi predat.
Nu cumpăra două servicii din teamă și nici unul din presupunere. Mapează obligația generală, cerințele speciale și nevoia operațională, apoi verifică ce acoperă fiecare contract.
Instrument de lucru, nu certificat implicit
În Balanță ajută la păstrarea și folosirea e-Facturilor
Platforma preia documentele, păstrează componentele tehnice, le indexează pentru căutare și permite exportul selecțiilor. Acestea sunt funcții operaționale verificabile.
- deschizi originalul și forma de vizualizare din aceeași înregistrare;
- cauți și filtrezi documentele pe firme, perioade, parteneri și alte criterii;
- exporți arhiva originală și poți include PDF-uri, atașamente și opis.
Folosirea produsului nu transferă automat răspunderea legală și nu reprezintă singură o certificare de arhivare electronică.
Cumpără serviciul de care ai nevoie
Pentru majoritatea fluxurilor, întrebarea practică este dacă poți păstra și prezenta documentul corect
- Normele financiar-contabile, forma consolidată — păstrarea electronică și caracterul neobligatoriu al Legii nr. 135/2007 pentru modalitatea descrisă
- Legea contabilității nr. 82/1991 — termenul general și responsabilitatea organizării contabilității
- Legea nr. 135/2007, forma actuală — cadrul arhivării documentelor în formă electronică
Separă obligația legală de instrumentul operațional.
În Balanță îți oferă arhiva de lucru și exportul documentelor; cerințele speciale trebuie confirmate separat.
