Canal oficial, nu arhiva ta de lucru
SPV este esențial pentru transmiterea și primirea e-Facturilor, dar accesul direct la fișiere durează 60 de zile. După aceea, documentul poate exista în arhivarea ANAF și totuși să fie aproape inaccesibil utilizatorului în momentul în care are nevoie de el.
După expirarea ferestrei, eliberarea la cerere este o cale excepțională, nu o experiență normală de căutare și descărcare. Este o situație pe care firma trebuie să o prevină.
Canalul autorității
SPV livrează documentul oficial și păstrează accesul conform procedurii
Sistemul validează structura, sintaxa și semantica documentului, aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor și îl pune la dispoziția emitentului și destinatarului.
Emitentul încarcă XML-ul
Sistemul primește documentul și îl procesează după regulile tehnice aplicabile.
Se verifică regulile sistemului
Validarea nu confirmă realitatea livrării, contractul ori corectitudinea economică a fiecărui câmp.
Fișierul sigilat ajunge la părți
XML-ul și sigiliul formează originalul electronic folosit în fluxul RO e-Factura.
Prevenția este mai simplă decât recuperarea
Cum descarci facturile din SPV fără goluri între perioade
O descărcare mare făcută astăzi nu garantează arhiva de luna viitoare. Controlul apare când poți spune până la ce moment a fost sincronizată fiecare companie, dacă au existat erori și unde se află pachetul original al fiecărui document.
Preiei facturile primite și emise aflate încă în fereastra de acces direct.
Documentele noi intră în arhivă pe măsură ce devin disponibile.
Erorile și perioadele neacoperite sunt vizibile, nu ascunse între ZIP-uri.
Cauți o factură după partener, număr sau sumă și descarci originalul.
Vezi pagina dedicată pentru descărcarea automată a facturilor din SPV, inclusiv documentele primite, cele emise și modul de păstrare a XML-ului original.
Ce se întâmplă după publicare
După ziua 60, problema nu este existența documentului, ci accesul practic la el
În SPV / RO e-Factura
Documentul valid și sigilat este publicat pentru descărcare.
Fișierele sunt disponibile direct în sistem.
Fișierele sunt arhivate electronic și nu mai pot fi descărcate direct. Pentru eliberare trebuie să identifici fiecare document; în practică, ai nevoie de indexul de încărcare sau descărcare și de datele facturii. Fără identificatorii păstrați din timp, recuperarea poate deveni aproape imposibilă pentru utilizator.
În arhiva operațională
Documentul este preluat în perioada în care accesul este direct.
Câmpurile sale devin căutabile și pot fi grupate în cozi de lucru.
Echipa îl găsește și îl exportă fără o solicitare de recuperare pentru activitatea curentă.
Păstrarea ANAF nu înlocuiește controlul firmei
O factură veche poate deveni urgentă exact când accesul este cel mai greu
Un control, un litigiu, schimbarea contabilului sau o reconciliere nu așteaptă după o procedură pe care echipa o descoperă atunci. Chiar dacă norma prevede eliberarea, firma trebuie să identifice documentul și să depindă de procesarea solicitării.
Trebuie să știi ce ceri
Dacă nu ai numărul, partenerul, data sau alte repere, chiar formularea cererii devine dificilă. O arhivă căutabilă rezolvă tocmai această problemă.
Nu mai controlezi răspunsul
Descărcarea directă este imediată; eliberarea presupune un flux extern. Nu construi termene interne presupunând un răspuns instant.
O perioadă lipsă multiplică problema
Recuperarea unei singure facturi este diferită de reconstruirea unei luni, a unei firme sau a unui portofoliu întreg.
Ai nevoie de originalul complet
Un PDF din e-mail poate ajuta la orientare, dar nu înlocuiește XML-ul și sigiliul. Verifică exact ce ai recuperat.
Preia documentele cât timp accesul este direct, monitorizează golurile și testează lunar că poți exporta originalele. Recuperarea la cerere rămâne plasă de ultimă instanță.
Accesul oficial și munca operațională
O arhivă de lucru organizează responsabilitatea, nu doar fișierele
Când volumul și numărul de firme cresc, problema nu este că documentele nu există. Problema este să găsești selecția corectă și să știi cine trebuie să o proceseze.
După informația din factură
Partener, perioadă, sumă, serie, produs, referință sau atașament, fără a reconstrui numele fișierului.
Context separat și vizibil
Documentele rămân legate de societatea potrivită, iar utilizatorii pot primi numai accesul necesar.
Ce mai are echipa de făcut
Necitite, răspunsuri, validări, foldere și stări de plată creează cozi operaționale.
Pachet după criteriul cerut
Firma, perioada și direcția pot fi selectate, apoi se includ originalele și fișierele auxiliare necesare.
SPV rămâne sursa; arhiva devine instrument
În Balanță preia documentele și le face ușor de găsit în activitatea curentă
Platforma folosește accesul autorizat pentru sincronizarea firmelor configurate și păstrează documentele într-o listă comună, filtrabilă. Originalul, vizualizarea și atașamentele disponibile rămân legate.
- sincronizează periodic documentele noi din fluxul RO e-Factura;
- caută și filtrează după firme, parteneri, date, sume, validări și stări;
- permite accesul colegilor pe companiile atribuite și exportul selecțiilor.
Disponibilitatea funcțiilor și limitele de firme sau utilizatori depind de abonament și trebuie verificate pe oferta actuală.
Verifică ambele căi
Alege o factură recentă și una mai veche de 60 de zile
Exercițiul arată dacă știi să folosești accesul direct, solicitarea oficială și arhiva proprie fără a depinde de o singură persoană.
Confirmă accesul direct și descarcă originalul din fluxul oficial.
Caută după două criterii și deschide XML-ul, PDF-ul și atașamentele.
Verifică dacă ai indexul de încărcare sau descărcare și datele exacte ale facturii; fără ele, solicitarea de eliberare poate să nu identifice documentul de care ai nevoie.
Verifică numărul de documente, opisul și câteva fișiere din pachet.
Folosește fiecare sistem pentru rolul său
SPV asigură fluxul oficial; arhiva operațională reduce timpul și dependența din firmă
- Procedura RO e-Factura — validarea, originalul și regimul documentelor după 60 de zile
- Normele financiar-contabile, forma consolidată — păstrarea în format electronic și punerea documentelor la dispoziție
- Legea contabilității nr. 82/1991 — termenul general și organizarea păstrării
Nu renunți la SPV; eviți să îl folosești ca interfață unică pentru toată munca echipei.
În Balanță adaugă organizarea și exportul operațional.
